1.      Doel

Doel van het document

Vastleggen van de regels voor het aanleveren van kopij voor de Cirkel, de website en Nieuwsflits van de VvSB plus de agendavoering op de website en in de Cirkel

Dit document geeft tevens de rollen en verantwoording weer van deze activiteit. Aanpassingen alleen in overleg en na goedkeuring van het bestuur van VvSB.

2.      Media

Voor het verstrekken van informatie over activiteiten aan de leden van de VvSB hebben we vier organen te weten: de Website, De Cirkel, Nieuwsflits en  Facebook.

Om de informatie op het juiste tijdstip op de juiste plek te krijgen bestaat er een procedure voor het ontvangen, bewerken, controleren en plaatsen van deze informatie.

3.      Doelgroepen

De doelgroepen van de website:

·         De website is primair bedoeld voor alle leden van de VvSB.

·         De website heeft als secundaire doelgroep: een ieder die informatie wil verkrijgen over de VvSB.

De doelgroepen  “De Cirkel”:

·         De Cirkel is primair bedoeld voor alle leden van de onderscheiden seniorenverenigingen binnen de gemeente Beuningen.

·         De Cirkel heeft als secundaire doelgroep: alle inwoners van de Gemeente Beuningen, overige verenigingen, gemeentelijke instanties en bedrijfsleven.

·         Beuningen heeft in de Cirkel een eigen redactioneel katern van zes pagina’s en één pagina voor de agenda in het middenkatern.

De doelgroepen Nieuwsflits:

·         De leden van VvSB waar een mailadres van beschikbaar is.

·         Voor organisaties die we op de hoogte willen houden van activiteiten ter aanvulling van de Cirkel ter beoordeling van het bestuur.

De doelgroep Facebook:

·         Een ieder die geïnteresseerd is in de VvSB en de vereniging via Facebook wil volgen.

4.      Aanleveren kopij en Inhoud

·         Alle kopij (Cirkel, website, nieuwsflis en Facebook) wordt aangeleverd bij de redacteur van cirkel: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

·         De redacteur van de Cirkel is verantwoordelijk voor de inhoud en het aanleveren van de artikelen aan de hoofdredactie van de Cirkel, de webmaster en de opmaker van de nieuwsflits.

·         Alle kopij wordt ook doorgezonden naar de beheerder van facebook.

·         Teksten worden alleen aangepast op vorm, inhoudelijke wijzigingen worden met de inzender besproken en alleen geplaatst met zijn/haar toestemming.

·         Door gebrek aan ruimte in de Cirkel kan de redacteur besluiten een artikel niet te plaatsen. Hierbij wordt overlegd met de schrijver van het artikel over een alternatief.

5.      Frequentie

·         De Cirkel verschijnt 10 keer per jaar. Geen Cirkel in Januari en Augustus. In beginsel verschijnt de Cirkel de eerste donderdag van de maand.

Voor de Cirkel wordt per kalenderjaar een werkschema opgesteld voor het productieproces. Dit werkschema is leidend hierin is opgenomen tot welke datum kopij kan worden aangeleverd.

·         Op de website kan in principe op elk moment alle informatie worden geplaatst.

Het is de bedoeling om alle inkomende informatie daar te plaatsen zodat de leden altijd dáár terecht kunnen voor alle informatie.

·         De Nieuwsbrief verschijnt (in principe) maandelijks, 12x per jaar. De verschijning datum ligt tussen de data waarop de Cirkel uitkomt. Het bestuur kan desgewenst een extra editie van de Nieuwsflits laten uitgaan.

6.      Regels kopij

De aangeleverde kopij moet aan de volgende regels voldoen:

·         Artikel moeten zijn aangemaakt in een tekstverwerker met als extensie .doc, docx, odt, rtf of txt.

·         Maak een platte tekst: gebruik geen onderstrepingen, ook niet voor intro of kop of opsommingtekens. Ook geen ander formaat of soort lettertype. Cursiveringen, vet en HOOFDLETTERS kunnen wel.

·         Stop geen afbeeldingen (en bijschriften) in de tekst.

·         Afbeeldingen apart bij de tekst versturen als jpg, gif of png.

·         Afbeeldingen voor de Cirkel bij voorkeur met een resolutie van 300 dpi. Voor de website, Nieuwsflits en Facebook is de standaard 72 dpi.

·         Teksten niet in PDF format aanleveren

7.      Aanmelden voor

Activiteiten en gebruik van formulieren

Er worden binnen de VvSB verschillende manieren gebruikt hoe men zich voor deelname aan een activiteit kan aanmelden. De wijze waarop wordt vermeld in het artikel dat bij de redactie wordt aangeleverd voor De Cirkel of Nieuwsflits.

Om de agenda op de website en in de Cirkel up to dat te houden zijn van een activiteit een aantal gegevens nodig zoals begin- en eindtijd, locatie en dergelijke.

Indien voor de activiteit een online reservering via het ticketsysteem wordt toegepast is daar extra informatie voor nodig.

Er zijn 3 formulieren gemaakt die ingevuld moeten worden als er een activiteit wordt aangekondigd.

We onderscheiden de volgende activiteiten:

1.        Doorlopende activiteiten zonder aanmelding ticketsysteem (bijv. cursussen, sportactiviteiten, schilderen) Gebruik formulier 1.

2.       Eenmalige of kortlopende activiteiten (korte cursus) zonder aanmelding ticketsysteem. Gebruik formulier 2.

3.       Eenmalige of kortlopende activiteit met aanmelding via het ticketsysteem. Gebruik formulier 3

8.      Werkwijze

Zoals gezegd alle kopij (Cirkel, website, nieuwsflis en Facebook) wordt aangeleverd bij de redacteur van cirkel: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

·         Op de sluitingsdatum van de Cirkel (ca. 14 dagen voor het uitkomen van de Cirkel stuurt de redacteur de teksten (na redactionele controle) door naar de webmaster en facebook.

·         De webmaster plaatst de activiteiten op de website. Deze staan dus eerder op de site dan het uitkomen van de cirkel. Bij gebruik van het ticketsysteem staat op formulier 3 vermeld op welke datum het aanmelden kan beginnen.

·         Artikelen bestemd voor de nieuwsflits worden door de redacteur verzamelt. Ook deze worden naar de webmaster gestuurd. Bij lange berichten wordt in de Nieuwsflits een link naar het artikel op de website geplaatst. Ook kan verwijzing naar een externe link plaatsvinden.